Les règles permettent d'effectuer des actions en automatiques en fonction de critères définis.
Les règles sont paramétrées sur des dossiers, un système d'héritage permet d'appliquer une règle à des sous-dossier.
Les règles sont uniquement paramétrables par le propriétaire d'un dossier ou le gestionnaire d'un espace collaboratif.
Pour créer une règle, cliquez sur le lien « Gérer les règles » en regard d'un dossier :
Cliquez sur le lien « Créer des règles » (Le lien « Associer un jeu de règle » permet de sélectionner une règle existante sur un autre dossier afin de l’appliquer aussi sur ce dossier) .
Donnez un nom et une description à la règle.
Différents choix sont alors possible quant au déclenchement de la règle :
Un déclenchement peut se faire quand un document entre dans un dossier (après un chargement par exemple), quand un document est mis à jour ou quand il quitte le dossier (suppression ou déplacement).
Choisir ensuite un critère. Il est alors possible de ne pas avoir de critère (« Tous les éléments) afin que la règle se déclenche pour n’importe quel élément. Si la règle doit effectuer un filtrage, l’utilisateur peut alors choisir un critère (tous les documents dont le type mime est « .pdf », le choix sera alors « Type mime dans cm :content ».
Enfin, il faut définir l’action qui sera déclenchée.
Dans « Autres options », l’utilisateur peut choisir :
- d’appliquer la règle à tous les sous-dossiers.
- de désactiver la règle.
- d’appliquer la règle en tâche de fond (dans le cas d’une règle
demandant beaucoup de ressources à Alfresco).
Cliquer sur le bouton « Créer ».
La règle est à présent créée. Elle peut être éventuellement modifiée, supprimée, exécutée manuellement. Si plusieurs règles sont créées, il est possible de les mettre dans l’ordre souhaité :
Une fois la règle créée, un symbole permet de visualiser les dossiers sur lesquels des règles ont été positionnées :
