L'interface de recherche avancée est disponible via ce menu déroulant:
Description de l'interface
L'interface peut présenter différents formulaires en fonction des paramétrages et des typologies de documents définies.
Si des modèles de contenus personnalisés ont été créés, il est possible d'avoir un formulaire particulier permettant de chercher exclusivement sur un type de document. Ce choix est fait par l'utilisateur via ce menu:
Par défaut, seuls deux types sont disponibles (Contenus classiques et dossiers).
Lorsque l'utilisateur sélectionne un type particulier, la page est mise à jour et un formulaire dédié à ce type est affiché :
Si des termes sont placés dans les différents champs, Alfresco traite la recherche avec un « ET » (exemple, un terme dans le champ Titre et un autre dans le champ Description).
- Zone « Mots clés »
Ce champ permet une recherche dans :
- le contenu
- le nom
- la métadonnée titre
- la métadonnée description
- les tags
Si plusieurs mots sont saisis dans ce champ, Alfresco utilise automatiquement l'opérateur « OU ».
Il est possible, pour ce champ, d'indiquer le choix à Alfresco de l'autre opérateur « ET ». Dans ce cas, il faut saisir, entre les mots « AND ».
Si l'utilisateur souhaite rechercher une chaîne exacte, il faut ajouter des guillemets de part et d'autre de la chaîne.
Si plusieurs mots sont saisis dans ce champ, Alfresco utilise automatiquement l'opérateur « OU ».
Il est possible, pour ce champ, d'indiquer le choix à Alfresco de l'autre opérateur « ET ». Dans ce cas, il faut saisir, entre les mots « AND ». Si l'utilisateur souhaite rechercher une chaîne exacte, il faut ajouter des guillemets de part et d'autre de la chaîne.
Note: Attention : lorsque les résultats s'affichent, Alfresco laisse le champ de saisie disponible. Si une nouvelle recherche est faite à partir de ce champ, celle-ci sera effectuée en priorité sur les espaces collaboratifs, pas sur l'entrepôt dans son ensemble (pour chercher dans l'entrepôt, il faut cliquer sur « Entrepôt ». - Autres métadonnées
Une recherche est possible dans les autres champs dédiés aux métadonnées (métadonnées de base comme titre ou description, mais aussi métadonnées personnalisées).
Dans les champs de type « Texte », lorsque plusieurs termes sont saisis, par défaut Alfresco prend en compte la chaîne de caractère entre guillemet, soit la chaîne exacte. Il n'y a donc, par défaut, pas de gestion avec opérateurs pour ces champs.
Prenons un exemple :
Un document est nommé « modification paragraphe et section.doc ».
Une saisie de « modification section* » (n'oubliez pas que les guillemets sont ajoutés par Alfresco) ne donnera pas le document en résultat.
Une saisie de « paragraphe et section* » donnera le document en résultat.
Note: Dans les champs des métadonnées, l'utilisation des caractères génériques peut être faite sans l'ajout des guillemets puisqu'Alfresco les ajoute lui même lors de la construction de la requête. - Particularité du champ « Nom »
Même si la recherche dans un champ texte est identique en comportement quel que soit ce champ (titre, nom, description,...), le nom d'un fichier a la particularité d'avoir l'extension (exemple « document.doc »).
Si un fichier comporte le nom « réunion de décembre.doc », une recherche dans la métadonnée « Nom » sur « décembre » ne donnera aucun résultat. Ceci en raison de l'extension « .doc » qui est « collée ». Pour qu'une recherche sur ce terme renvoie le document, il faudra utiliser un caractère spécial, l'astérisque : « décembre* ».
Utilisation des caractères génériques dans la recherche avancée
L'utilisation de caractères génériques est parfois très utile (notamment dans le champ de recherche « Nom » comme nous l'avons vu).
L'astérisque est utilisable pour indiquer le remplacement par un ou plusieurs caractères (exemple décem* ramènera « décembre »).